Finansrådet St. Ansgar
02 APRIL 2019 / 19:00 / Menighetssalen KIGA
DELTAKERE
Faste medlemmer: Sogneadministrator p. Tien, Doan Van Thao, Lidia Helena Urban og John A. Hunnes (referent). I tillegg møtte også leder i Menighetsrådet Ane Ugland Albæk.
SAK 2019/01 – REGNSKAP 2018
Det ble foretatt en gjennomgang av regnskapet for 2018. Følgende punkter ble bemerket:
På inntektsposten for øremerkede midler er det ført opp beløp på kr 78 266,56. Dette beløpet skulle heller vært ført på posten gaver til menigheten. Blant annet har menigheten i 2018 mottatt to gaver på hhv kr 50 000 og kr 10 000 uten at disse var gitt som øremerkede.
Det er ønskelig at leieinntektene for Stella Maris skilles ut fra øvrige leieinntekter slik at vi vet hvilke midler som skal brukes til vedlikehold av Stella Maris.
Vi ønsker bedre oversikt over inntekter og kostnader for de ulike gruppene i menigheten, f.eks. Caritas, Juniorklubben etc.
Oppfølging: Hunnes følger opp dette med Ragnhild Loch og OKB v/Catherine Nguyen angående posteringer og regnskapsrutiner.
Doan følger opp korrigeringen av posten for øremerkede midler.
SAK 2019/02 – REGNSKAP UNDERGRUPPER
St. Ansgar er en menighet med mange aktiviteter, noe som gjenspeiles i antall undergrupper og nasjonale grupper. Noen grupper bruker kirkens bankkontoer:
Caritas: Dag Svenning
Stella Maris: foreløpig Anne Mette Ringdal OKB
Saul: An Vu?
Juniorgruppen: Dung Phan
Unge voksne (kontaktperson: )
Vietnamesiske gruppe: Thao Van Doan
Eritreisk gruppe: Daniel Habtay
Katekese: Mona Jardim
OKB og Finansrådet ser det som formålstjenlig at forholdet mellom menighetens regnskap og de nevnte gruppene klargjøres, samt at effektive rutiner for regnskap og rapportering etableres. Følgende vektlegges:
Den vietnamesiske gruppen ønsker å holde sin økonomi separat fra menighetens. De må da registreres som ideelle organisasjoner med egne organisasjonsnummer.
De gruppene som ikke er nevnt i forrige punkt, samt de gruppene som ikke ønsker å etablere egne ideelle organisasjoner, er å betrakte som undergrupper av menighetens arbeid, og inngår derfor i menighetens økonomi. Fra og med 2019 må det føres regnskap for hver gruppe slik at menigheten får en oversikt over inntekter og kostnadsbruk. Hver gruppe skal oversende regnskap og en kort redegjørelse for gruppens aktiviteter til Finansrådet og Menighetsrådet. Frist for rapportering er 31. januar i året etter regnskapsåret.
Finansrådet ønsker gå i dialog med gruppene om dette.
Oppfølging: Vi innkaller representanter fra gruppene til informasjon om hvordan dette skal gjøres. Hunnes i samarbeid Albæk gjennomfører møtet. Hunnes har ansvar for å innkalle til møte.
SAK 2019/03 – OMBYGGING VERKSTEDET
Det er ønskelig med å bygge om verkstedet i bakgården slik at dette kan benyttes til katekeseundervisning etc. Men før dette kan gjøres er det rekke forhold som må avklares:
Eiendomsavdelingen i OKB må kontaktes og få forelagt planene siden det formelt er de som har ansvaret.
Bygget er vernet. Dette betyr at menigheten må gå i tett dialog med kommunen for å avklare hva som kan gjøres etc.
Arkitekt og entreprenør må kontaktes
Prosjektgruppe må nedsettes og det må lages så nøyaktig prosjektbeskrivelse og budsjett som mulig.
Oppfølging: OKB må kontaktes for tillatelse til å utrede videre. Deretter kan prestene og Menighetsrådet følge opp med å innhente kostnadsoverslag og kontakt med kommunen. Når et eventuelt budsjett for ombyggingen er klart bes saken oversendt Finansrådet som gir råd om prosjektet lar seg gjennomføre gitt menighetens stramme økonomi. Per i dag ønsker den Vietnamesiske gruppen å bidra med kr 50 000 til ombyggingen. I tillegg vurderes om menigheten vil bruke ca kr 70 000 mottatt som gaver i 2018 til formålet. Lederen for Menighetsrådet i samarbeid med sogneadministratoren håndterer videre saksbehandling.
SAK 2019/04 – GIVERAKSJON
Menigheten har en stram økonomi. Det er syv år siden ombyggingen av kirken var ferdig, men det er fremdeles 18 år igjen av byggelånet. Lånet er pr i dag ca 15 mill kroner, og det må årlig betales kr 720 000 i avdrag og renter. De siste årene har også medlemmenes bidrag til byggefondet via avtalegiro blitt betraktelig redusert. I tillegg må St.Ansgar, på lik linje med andre menigheter, bidra med tilbakebetaling av offentlig støtte (medlemssaken). I sum betyr dette en stram økonomi. Det er derfor ønskelig at det iverksettes en giveraksjon hvor formålet er å øke medlemmenes bidrag til å betale ned byggelånet. Dette vil bidra til å frigjøre driftsmidler slik at menighetens aktiviteter kan opprettholdes på et tilfredsstillende nivå. Målsetningen er å få kjørt aksjonen før sommeren.
Oppfølging: Hunnes kontakter OKB for å undersøke hva de kan bidra med for å få aksjonen i gang (informasjonsmateriale knyttet til avtalegiro etc.).
Hunnes har ansvaret for å koordinere planleggingen.
SAK 2019/05- INFORMASJONSMØTE
Vi ønsker å tilby et møte for menighetens medlemmer hvor Finansrådet informerer om regnskapet for 2018 og menighetens økonomi. Møtet foreslås lagt til en hverdag, f.eks. en tirsdag, etter kveldsmessen, og vi kan informere på polsk, vietnamesisk og norsk.
SAK 2019/06 – EVENTUELT
Det ble meldt inn én sak av Hunnes angående bruken av Vipps-applikasjonen. For å forenkle og forbedre regnskapet knyttet til Vipps er det ønskelig at det blir lagt inn undergrupper som brukerne kan benytte for å angi hvorfor de sender penger til menigheten.
Etter en kort diskusjon ble det bestemt at vi ønsker følgende grupper:
Kollekt, Kirkekaffe, Caritas, Bokskap / Lys, Annet (oppgi)
For menigheten betyr dette at kostnaden pr transaksjon øker fra 1.5% til 1.75%.
Oppfølging: Hunnes kontakter Phong Mai for å be ham om å aktivere funksjonen slik at dette kan implementeres.
Kristiansand, 2. april 2019
John A. Hunnes
(referent)