| Tilstede: | P. Quang Tien Dang, P. Oliver Obinna Izuogu, Xuat Minh Dang, Jocelyn Augland, Lan Ngoc Nguyen, Helen Maty og Kaja Kristine Gustavsen Tho. Representanter fra språkgruppene (spansk, filippinsk, kaldeisk, fransk, engelsk, vietnamesisk). |
| Forfall: | Ane Ugland Albæk, Sigrid Therese Kornbrekke, Victor Manuel Meza Munoz, Lucyna Zawadadzka, P. Piotr Gasior og Wlodzimierz Dyzma. |
Sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste
Godkjent uten anmerkninger.
Sak 2 Informasjon
Ingenting på dette punktet.
Sak 3: Planlegging av bispevisitas 2-3 desember:
Antall personer:
- Middag – 30 gjester
- Kirkekaffe – Vi satser på 300 gjester
- Lunsj – 65 gjester
TORSDAG 30. NOVEMBER: DUGNAD – VASKING OG RYDDING AV KIRKEN OG KIGA
Ansvarlig: Jocelyn
- Jocelyn lager en liste over hva som trenges å vaskes
- Alle kontakter henne dersom de har mulighet til å hjelpe til
- Hun sørger for at vi har alt av vaskeutstyr til den dagen
VIKTIG: Menighetsrådet og representanter av nasjonalgrupper har et ansvar om å spre ordet!
Annet:
- Prestene kunngjør i messene om dugnaden
- Kirken har leid et vaskefirma som skal vaske alle vinduene fra utsiden i første og andre etasje.
Forslag til arbeidsfordeling:
- Filippinsk gruppe har ansvar for å vaske kirken
- Fransk gruppe har ansvar for ungdomskjelleren
- Spansk gruppe har ansvar for å vaske Kiga og kjøkkenet
- Helen har ansvar for å se over uteområdet
NB: Kirken er stor, vi trenger at alle kan bidra og hjelpe til!
LØRDAG 2. DESEMBER:
Møter:
- Alle møter vil finne sted på biblioteket.
- Kaffebord i 2. etasje: det skal alltid være kaffe, vann, te tilgjengelig under alle møtene, samtidig skal det serveres fruktfat og litt sjokolade (konfekt?).
- Gjesterom: gjesterommet skal forberedes for å gjør det mulig for biskopen å ta pauser mellom møtene ved behov. Det skal alltid være vann, te, kaffe, sjokolade og frukt tilgjengelig.
Tilgjengelighet av Kiga:
- Kiga vil være tilgjengelig Kl.13.00 etter katekesen på lørdagen, da har vi 7 timer på å gjør klart til middagen.
Pynt av Kiga og kirken:
- Bordplassering: diagonalt bordoppsett -8 bord (Et langt bord)
- Duker: Helen låner 6 hvite store duker (300×150)
- Bordpynt: Hviteblomster og lys på hvert bord (Helen fikser små vaser med små blomster)
- Kirken: vietnamesisk gruppe pynter kirken
- Ella fikser et fint servise til middagen og diverse ting…
Servering av middag:
- Vietnamesisk og Polsk gruppe er ansvarlige for middagen og dessert.
à Kokkene har også ansvaret for å servere maten.
- Matallergi: menighetssekretær sender mail til alle som skal delta til middag og lunsj om de har noen matallergier
- Helen og Xuat hjelper til ved behov og sørger for at biskopen har alt under middagen.
- Det vil være kake- og kaffebuffet
- Sitteplasser: ikke bestemte sitteplasser, biskopen velger selv hvor han vil sitte, og gjestene setter seg som de ønsker.
- Drikke: Vin til middagen
- Mikrofon: Xaun har ansvaret for mikrofonen dersom noen ønsker å holde tale
Vasking:
- Etter middagen skal alle hjelpe med å vaske lokalet før alle kan ta kvelden
Lørdagsmesse:
- Messe blir hold på norsk og ledet av p. Piotr, alle er velkommen
- Helen leser lesninger, og Xuan sønn leser forbønner (hvis ikke leser Helen forbønnene også)?
SØNDAG 3. DESEMBER:
Messe:
- Felles messe kl.11.00 som blir ledet av biskopen
- Lesning: vi følger vanlig lesningsliste
Kirkekaffe kl.12.15-13.00:
- Midtøsten og filippinsk gruppe er ansvarlige for kirkekaffe
- Jocelyn sender melding til alle språkgrupper om de kan ta med en eller to kaker til kirkekaffen
Alle som ønsker å ta med kake til kirkekaffen kan melde ifra til Jocelyn
- Lan bestiller marsipankake til 60 personer (hun skal sjekke om kaken kan være laktosefri)
- Ella fikser engangstallerkener, kopper og bestikk
- Vanlig bordplassering i Kiga
- Vi reserverer et bord til biskopen. Han ønsker å sitte sentralt i rommet. P. Tien skal sitte på samme bord. Det er anledning for folk til å sette seg ned for å slå av en kort prat, men ikke privat samtale.
- Vi setter opp et langt bord til høyre for hoveddøra til Kika
- Prestene kunngjør i kommende messe om folk kan ta med kake
- Kirkekaffen kan vare maks 1 time, alle må ut innen kl.13, da vi skal forberede lunsjen.
Møte med representanter og språkgrupper kl.13.00
- Møtet skal finne sted i kirken
- P. Tien organiserer og styrer møtet
- Alle grupper har KUN to minutter hver til å snakke og presentere seg selv. Det er kun en representant av hver gruppe som skal komme opp og presentere gruppen sin. Rekkefølgen er slik: Evangelieforklaringen, Juniorklubben, Ministranter, Saul, Unge voksne, Katekese, Caritas, Kor, Troskurs, nasjonale grupper (polsk, tamilsk, filippinsk, fransk, eritreisk, spansk, engelsk, kaldeisk, vietnamesisk.
- Vi setter fram vann, kaffe og te til biskopen i kirken under møte
Lunsj kl.14.00
- Ansvarlige: Engelsk og spansk gruppe
- Bordoppsett: Diagonalt med en sving
- Alle bord skal dekkes med papirduk
- Servise: vi bruker vanlig servisesett som kirken allerede har
- De ansvarlige forbereder 160 snitter
- Kake- og kaffebuffet: det blir servert 5 kaker og 2-3 fruktfat, i tillegg til kaffe, te, og vann
Sak 4 og 5: Synodal prosess
Sak 4 og 5 har blitt forskjøvet til neste menighetsrådsmøte
Sak 6: Kirkeverter i søndagsmessen
Det stilles krav til at det skal være noen vakter under messene for å hjelpe folk ved behov
Ansvarsoppgaver:
- Sørge for trygghet og sikkerhet
- Respondere på ulike typer alarmer (brann, heis og innbrudd …)
- Ta imot folk: hjelp de eldre og andre med behov for hjelp
- Forebygge uønskede hendelser: forebygge og håndtere konfliktsituasjoner
- Gi førstehjelp
Kirkevertgruppe:
- Vi starter en kirkevertgruppe, alle som ønsker å hjelpe til kan melde seg på
- Xuat har ansvaret for gruppen
- Viktig: de som melder seg opp som vakter må har et overblikk over kirkebygget: hvor brannslukningsapparater er plassert, rømningsveier og hvor førstehjelpskrin er plassert
- Etter at gruppen har formet seg, kan medlemmene bli enige om ansvarsoppgavene
- Forslag: dersom gruppen består av en god del medlemmer, kan vi kanskje legge opp til ulike grunnleggende sikkerhetskurs, blant annet førstehjelpskurs og brannslukningskurs.
Kirkevert 3. desember:
- Xuat står som vakt på søndagen
- Er det noen andre som kan stille opp som vakter?
Rapporter inn til Xuat (nr. 48115532)
Sak 7: Neste menighetsrådsmøte
Neste menighetsrådsmøte er 17. januar 2024. Møtet blir hold som vanlig etter kveldsmessen.
Sak 8: Eventuelt:
Ingen saker ble tatt opp.
22/11-23 Helen Maty